Checklist veloce (10 minuti)

1. Scegli il modulo giusto: Mod. 109 (opera cinematografica) oppure Mod. 109TF (opera televisiva e/o Video On Demand).
2. Compila il foglio "Dichiarazione" con i dati certi.
3. Compila il foglio "All.1 - Elenco composizioni" con TUTTI i brani presenti nell'opera.
4. Le durate devono essere in secondi interi.
5. Esporta e invia via PEC in Excel oppure PDF digitale (non scansione) a MUSIC.COPYRIGHT.REPERTOIRE@PEC.SIAE.IT.
6. Archivia: file inviato + ricevuta accettazione PEC + ricevuta consegna PEC.

Download moduli (Drive)

Moduli (Drive): https://drive.google.com/drive/folders/1CRbEA4gRUjnmiTKNlgZZkGX4l_4QOcmv?usp=sharing.

Chi fa cosa

Quando farlo

Fallo quando montaggio e musica sono definitivi, e comunque prima della prima uscita o diffusione.

Come compilare "Dichiarazione" (solo i campi importanti)

Campi tipici (compila solo quelli richiesti):

• Titolo dell'opera.
• Genere.
• Dati della produzione e contatti.
• Prima diffusione: se non disponibile, lascia vuoto o compila solo cio' che e' certo.
• Responsabile della sincronizzazione: la persona che ha gestito autorizzazioni o la parte musica lato produzione.
• Compositore o editore della musica: nominativo e contatti.

B) Allegato 1: elenco musiche

E' il foglio dove elenchi tutte le musiche usate (originali e preesistenti).

Compila solo le colonne presenti nel file ufficiale SIAE (Mod. 109 o Mod. 109TF). Non aggiungere campi.

Per ogni musica inserisci una riga. La durata va inserita in secondi, come numero.

Regole anti errore

• Non scrivere "2:00". Scrivi "120".
• Se un dato non e' noto, lascia vuoto.
• "To be defined" solo nei campi testuali. Mai nelle durate, perche' devono essere numeri.
• Non cambiare i nomi dei fogli. Non rompere le formule.
• Se usi brani preesistenti, inserisci titolo e autore reali, non "track 3".

Per non perdere soldi

• Titoli e nominativi devono combaciare tra deposito SIAE e Mod. 109 (All.1).
• Le quote (percentuali) depositate devono essere corrette e coerenti con i crediti reali.
• Chiedi sempre alla produzione copia del Mod. 109 inviato e delle ricevute PEC.
• Se la produzione compila, chiedi un controllo incrociato prima dell'invio (titoli, autori, editore, durate).

Invio (solo PEC)

Il modello va trasmesso dal produttore esclusivamente via PEC (non email normale).

PEC SIAE per l'invio dei moduli:

• File finale inviato.
• Ricevuta accettazione PEC.
• Ricevuta consegna PEC.

Errori che ti fanno perdere soldi

1. Titoli in All.1 diversi dai titoli depositati in SIAE.
2. Brani non depositati (original score) oppure depositati con quote sbagliate.
3. Durate non in secondi, o con testo invece di numeri.
4. Mancano brani presenti nel film, quindi non risultano dichiarati.
5. Invio non via PEC o invio di scansione (file "immagine").
6. Produzione non conserva le ricevute PEC, poi non prova l'invio.

Quick checklist (10 minutes)

1. Choose the right form: Mod. 109 (cinema) or Mod. 109TF (TV and/or Video On Demand).
2. Fill in the "Declaration" sheet with confirmed data.
3. Fill in the "Annex 1 - List of compositions" sheet with ALL the tracks used in the work.
4. Durations must be whole seconds.
5. Export and send via PEC in Excel or digital PDF (not scanned) to MUSIC.COPYRIGHT.REPERTOIRE@PEC.SIAE.IT.
6. Archive: sent file + PEC acceptance receipt + PEC delivery receipt.

Download the forms (Drive)

Forms (Drive): https://drive.google.com/drive/folders/1CRbEA4gRUjnmiTKNlgZZkGX4l_4QOcmv?usp=sharing.

Who does what

When to do it

Do it when the edit and the music are final, and in any case before the first release or broadcast.

How to fill "Declaration" (only the key fields)

Typical fields (fill only what is required):

• Title of the work.
• Genre.
• Production details and contacts.
• First release: if not available, leave blank or fill only what is certain.
• Synchronization manager: the person who handled clearances or the music on the production side.
• Composer or publisher of the music: name and contacts.

B) Annex 1: music list

This is the sheet where you list all the music used (original and pre-existing).

Fill only the columns present in the official SIAE file (Mod. 109 or Mod. 109TF). Do not add fields.

One row per music cue. Duration must be seconds, numbers only.

Anti-error rules

• Do not write "2:00". Write "120".
• If a field is unknown, leave it blank.
• "To be defined" only for text fields. Never in durations, because they must be numbers.
• Do not rename the sheets. Do not break the formulas.
• If you use pre-existing tracks, enter the real title and author, not "track 3".

To avoid losing money

• Titles and names must match between the SIAE deposit and Mod. 109 (Annex 1).
• The deposited splits (percentages) must be correct and consistent with the actual credits.
• Always ask the production for a copy of the submitted Mod. 109 and the PEC receipts.
• If production fills it out, ask for a cross-check before sending (titles, authors, publisher, durations).

Submission (PEC only)

The form must be submitted by the producer exclusively via PEC (not regular email).

SIAE PEC for submission:

• Final file sent.
• PEC acceptance receipt.
• PEC delivery receipt.

Errors that make you lose money

1. Titles in Annex 1 differ from titles filed with SIAE.
2. Tracks not deposited (original score) or deposited with wrong splits.
3. Durations not in seconds, or text instead of numbers.
4. Missing tracks used in the film, so they are not declared.
5. Submission not via PEC or a scanned submission (image file).
6. Production does not keep PEC receipts and cannot prove submission.